Viele Unternehmen sagen mir im Erstgespräch, dass sie eigentlich schon digitalisiert sind. Die Dokumente liegen im SharePoint, die Pläne am Server, die Kommunikation läuft per E-Mail.
Das ist aber noch keine Digitalisierung. Das ist digitales Papier. Hier erkläre ich dir kurz, was der Unterschied ist und warum er gerade jetzt wichtig wird.
Was ist digitales Papier?
Digitales Papier ist alles, was früher auf Papier war und jetzt einfach als Datei irgendwo liegt: eingescannte Lieferscheine, PDF-Formulare, Pläne in der fünften Revision im zehnten Unterordner.
Das Problem: Die Information ist zwar digital gespeichert, aber sie ist mit nichts verbunden. Man muss sie suchen, öffnen und hoffen, dass es die aktuelle Version ist. Ein ausgedruckter Plan auf dem Tisch ist da oft sogar praktischer.
Wie sieht echte Digitalisierung aus?
Ein Beispiel aus der Hausverwaltung: Eine Schadensmeldung kommt per E-Mail. Der Plan vom Gebäude ist ein PDF. Die letzte Wartung steht in einer Excel-Liste. Wer zuständig ist, weiß eine Kollegin.
Digitalisiert wäre das, wenn die Meldung automatisch beim richtigen Objekt landet, zusammen mit dem Plan, der Wartungshistorie und der zuständigen Person. Dann muss niemand mehr suchen.
Ein zweites Beispiel ist der Lieferschein. Der ist eigentlich kein Dokument, sondern eine Information: Die Ware ist da, die Menge stimmt oder stimmt nicht, die Rechnung kann freigegeben werden. Wenn man ihn richtig behandeln würde, müsste ihn niemand mehr abtippen.
Warum ist das gerade jetzt wichtig?
Weil gerade sehr viele Unternehmen KI einführen wollen. Und KI funktioniert nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Wenn die Informationen verstreut und nicht maschinenlesbar in Ordnern liegen, sind effiziente Workflows mit KI nicht möglich. Die Kosten sind enorm, insbesondere bei vielen Hundert-Tausend Dateien (die sind schneller erreicht, als du denkst).
Bevor du also in KI investierst, lohnt es sich zu prüfen, wo bei dir noch digitales Papier liegt und wie du ein Datenmodell für dein Unternehmen findest, mit dem du tatsächlich mit echter Digitalisierung starten kannst.
Wo fange ich an?
Die wichtigste Frage ist nicht „Wie bekomme ich das Papier in den Computer?“, sondern: Welche Information kommt rein, und was muss am Ende rauskommen? Alles dazwischen kann man neu aufbauen.
Wenn du wissen willst, wo in deinem Unternehmen digitales Papier am meisten Zeit kostet, schreib mir. Wir schauen uns deine Abläufe gemeinsam an.